Als ondernemer heeft u belang bij heldere afspraken. Voorwaarden, waarin uw rechten en plichten tot achter de komma vast staan. Over betaalcondities, garanties, aansprakelijkheid en dergelijke. U regelt dat in uw algemene voorwaarden. Maar, hoe is de situatie indien uw contractspartij tegenstrijdige voorwaarden hanteert? Welke voorwaarden hebben dan voorrang? In deze blog voorzien de gespecialiseerde advocaten voor de maakindustrie Remko Roosjen en Martin Krüger u van tekst en uitleg.

Het ‘hebben’ van algemene voorwaarden is onvoldoende

Om een veel voorkomend misverstand maar meteen uit de wereld te helpen: het ‘hebben’ van algemene voorwaarden is onvoldoende. Ook met een verwijzing op uw briefpapier, dan wel onder uw e-mail, offerte, offerteaanvraag of factuur, gaat u het in de regel niet redden. U moet uw contractspartij ten minste 1 keer uw algemene voorwaarden ter hand stellen. Dat doet u uiterlijk tijdens het sluiten van de overeenkomst, niet daarna. Alleen dan kunt u op uw eigen algemene voorwaarden een beroep doen. Doet u vervolgens meerdere zaken met dezelfde partij, dan hoeft u deze natuurlijk niet elke keer mee te sturen. Wel dient u per afzonderlijk overeenkomst aan te geven dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn. Wanneer u per e-mail communiceert, is het trouwens toegestaan om bij een e-mailbericht een PDF-bestand met uw algemene voorwaarden mee te sturen.

Tips: zodra uw algemene voorwaarden wijzigen, stuurt u natuurlijk alle (vaste) klanten de nieuwe voorwaarden. En daarbij informeert u uw contractpartij dat de nieuwe set algemene voorwaarden op alle bestaande en toekomstige overeenkomsten van toepassing is. De nieuwe algemene voorwaarden moeten natuurlijk wel geaccepteerd worden (al dan niet stilzwijgend). Stuur regelmatig (jaarlijks) uw algemene voorwaarden toe.

Wie het eerst komt, het eerst maalt?

Als u als eerste partij uw algemene voorwaarden stuurt en uw contractspartij stemt in, dan zijn uw algemene voorwaarden in beginsel van toepassing. Deze systematiek wordt aangeduid als de ‘first shot rule’ en is naar Nederlands recht de heersende opvatting. Stuurt u bijvoorbeeld als eerste een offerteaanvraag met uw algemene voorwaarden naar uw contractspartij, dan gelden – na (stilzwijgende) acceptatie daarvan – uw algemene voorwaarden. U bent ook de eerste indien u een offerte van uw contractspartij accepteert en daarbij als eerste uw algemene voorwaarden toezendt. Let wel op: algemene voorwaarden kunnen ook uitdrukkelijk van de hand worden gewezen. Wijst uw contractspartij uw algemene voorwaarden uitdrukkelijk van de hand, dan gaan alsnog de later toegezonden voorwaarden voor die niet van de hand zijn gewezen. Ook al was u de eerste.

Conclusie

Zorg ervoor dat u uw algemene voorwaarden op een juiste wijze verstrekt aan uw contractspartij. Wanneer u met regelmaat koopovereenkomsten sluit, zorg dan dat u een set op maat gemaakte voorwaarden bezit en laat jaarlijks nakijken of alles nog up-to-date is. Algemene voorwaarden zijn bij uitstek een manier om de risico’s te beperken die u loopt als ondernemer. Als er een keer iets aan de hand is, bent u blij dat u ze heeft én op de juiste wijze aan uw contractspartij heeft verstrekt.

In onze volgende blog vertellen wij u over algemene voorwaarden en internationaal zaken doen. Daarbij gelden vaak andere regels.

Remko Roosjen en Martin Krüger zijn beiden advocaat-partner bij MAAK Advocaten. Remko en Martin adviseren over contracten, aansprakelijkheid en CE-Markering binnen de maakindustrie.